海外赴任の人事担当が押さえるべき準備と業務負担とは？

海外赴任の人事担当者の役割・業務とは

海外赴任が決まった際、人事担当者は渡航前の各種手続きを網羅的にサポートする必要があります。就労ビザの取得、現地住居の手配、赴任者への説明会実施など、多岐にわたる対応が求められます。

海外赴任における人事担当が対応する主な業務一覧

• 就労ビザの取得支援
• 現地法人との書類送付手配
• 引越・トランクルームの手配
• 現地住居・学校の手配支援
• 健康診断・予防接種の準備
• 社内オリエンテーション（語学研修・海外リスクセミナー等）の実施
• 緊急連絡体制・保険加入の整備
• 赴任者本人・その家族へのサポート

海外赴任に関わる業務の課題と負担

海外赴任の準備は多岐にわたり、特に人事担当者にとっては通常業務と並行して対応するには非常に大きな負担となります。
国ごとに異なるビザ取得条件や、渡航前後の行政手続き、住居や通信環境の整備、さらには引越や荷物の輸送まで、多くの業務が複雑に絡み合っています。それぞれのタスクにおいて「何を、いつまでに、どうやって」対応すべきかが明確でないまま進行することで、対応漏れやスケジュールの遅延につながるケースも少なくありません。

以下に、海外赴任に関する準備で特に負担が大きいとされる業務と、それに対してよくある課題、求められる対応をまとめました。

業務内容ごとのよくある課題、求められる対応

業務内容	よくある課題	求められる対応
ビザ・渡航関連	国ごとに必要な書類・取得条件が異なり、最新情報の把握が難しい	専門機関や現地法人との連携による正確な情報収集とスケジュール管理
行政・公的手続き	日本および赴任先で必要な手続きが多岐にわたり、漏れが起きやすい	項目ごとのToDo管理と、渡航前後でのサポート体制整備
生活インフラ	住居、通信、銀行口座などの整備が煩雑で、現地事情に明るくない	提携業者や現地エージェントとの連携による代行・仲介対応
荷物・引越	輸送ルートや通関ルールが複雑で、日程調整にも手間がかかる	経験豊富な海外引越業者の活用と、事前の工程把握

異動や引継ぎによる、属人化と対応漏れの対策

海外赴任に関する業務は、専門性が高く細かな対応が求められるため、担当者の知識や経験に依存しやすい傾向があります。そのため、人事異動や引継ぎが発生すると、過去の対応履歴や重要な手続きの進捗状況が正確に共有されず、情報の断絶や手続きの抜け漏れにつながる恐れがあります。

また、業務が属人化することで、対応品質にばらつきが出やすくなり、組織全体としての対応力の維持が難しくなるという課題もあります。これを防ぐには、業務フローの見える化や、マニュアルの整備、ツールを活用した情報共有の仕組みづくりが重要です。

業務量の増加と、リソース不足による対応の遅れ

海外赴任対応は通常の人事業務に加えて発生するため、担当者の業務負荷は一気に高まります。繁忙期や他のプロジェクトと時期が重なることで、対応が後回しになりがちになり、結果としてスケジュールの遅延や手続きミスなど、トラブルを引き起こすリスクが高まります。

特に、各種申請の期限や調整業務が集中するタイミングでは、人的リソースが限られる中での対応が求められるため、効率的なタスク管理と外部支援の活用が重要です。

業務効率化と負担軽減のためにできること

上記の通り、海外赴任に関わる業務は手続きの複雑さや関係者の多さから、属人化や対応漏れが起こりやすいのが現実です。人事部門の負担を軽減し、スムーズな赴任を実現するためには、対応業務の把握のほか「外部リソースの活用」も方法の一つとなります。以下では、具体的な対策とその効果をご紹介します。

外部リソースの活用で業務負担を根本から軽減

海外赴任に関する業務は、人事部門だけで完結できるものではありません。ビザ申請、住居の手配、引越、帯同家族の対応など、専門的かつ現地事情に通じた対応が求められる場面も多くあります。また、各部門それぞれの業者とやり取りが生じることで、手続き工数だけでなく請求作業においても非常に煩雑となるリスクがあります。
こうした業務をすべて内製で行おうとすると、対応の質が不安定になるだけでなく、人的リソースが圧迫され、本来業務にも支障をきたしかねません。

そのため、現地法人や社内の関係部署との連携に加え、海外赴任支援に特化した専門サービスの導入も有効な選択肢です。ワンストップで複数業務をアウトソースできる体制を整えることで、対応のスピードと正確性が向上し、人事部門は戦略的な業務に注力できるようになります。加えて、赴任者にとっても質の高いサポートが受けられるため、安心して現地での生活をスタートすることができます。

海外赴任関連手続きのサポートについて

上記のように海外赴任の準備は、専門性が高く手続きも煩雑になりがちです。特にビザや保険、引越の手配などは現地事情に精通した専門家の支援を受けることで、安心かつ効率的に進めることができます。

専門的なサポートで人事担当者や赴任者の負担を減らし、安心・安全な海外赴任のサポートサービスを提供しておりますので、こちらのサービスもご参考ください。

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